Der KI-Assistent für den Mittelstand
Ihr Wissen ist da.
Nur überall verstreut.
KnowledgePilot findet es. Er kennt Ihren Betrieb, beantwortet Fragen, erledigt Aufgaben, arbeitet nachts. Jede Antwort mit Beleg. Ihre Daten bleiben in Europa – bei europäischen Anbietern.
„Tagesrecherchen dauern jetzt Minuten.“
Steuerberaterin, GeraErfahrungsbericht lesen →
Unsere Lösung
Ein Speicher. Drei Arten zu arbeiten.
Fragen. Mit Beleg.
Antwort aus Ihren Unterlagen – mit Datei, Seite, Absatz. Steht es nicht drin, sagt es das. Erfunden wird nichts.
Aufgaben. Mit Ergebnis.
Ein Assistent liest die Belege, baut die Tabelle, legt sie ab. Sie bekommen eine Datei, keinen Chat.
Agenten. Ohne Anstoß.
Er arbeitet, wenn niemand im Büro ist. Nachts sortiert er das Postfach, gleicht Rechnungen ab und prüft Fristen. Was eine Entscheidung braucht, legt er morgens zur Freigabe vor – mit Quelle. Entscheiden tut ein Mensch.
Ein Dienstag · 25 Leute · Ordner seit 2004
Ein Tag im Betrieb mit KnowledgePilot.
Kein Branchenbeispiel. Ein Unternehmen wie Ihres: drei Postfächer, ein Netzlaufwerk, ein Meister, der alles weiß, und eine Neue, die heute anfängt.
04:00 – 07:30
Bevor jemand im Büro ist.
05:30
Agent
Das Postfach ist vorsortiert.
112 Mails aus drei Postfächern, jede einem Projekt zugeordnet. 3 Fristen erkannt, 7 Routineanfragen mit Antwortentwurf aus dem Handbuch – zum Freigeben, nicht zum Schreiben. Die erste Stunde geht nicht mehr für Mails drauf – sie ist Arbeit.
06:00
Agent
Rechnung, Bestellung, Lieferschein – abgeglichen.
Eine Rechnung weicht um 340 € von der Bestellung ab. Sie liegt oben, mit beiden Dokumenten daneben. Die anderen elf stimmen. Rechnungen prüft nicht jemand am Monatsende – die eine falsche liegt morgens oben.
06:30
Agent
Draußen hat sich etwas geändert. Drinnen ist es schon bekannt.
Ein Lieferant hat seine Preisliste geändert, eine Norm wurde neu gefasst. Verglichen mit den eigenen Verträgen und Arbeitsanweisungen: zwei Dokumente betroffen, Vorschlag liegt bei.
07:00
Agent
Das Tagesbriefing liegt bereit.
Eine Seite: Fristen, offene Nachfragen, Projekte ohne Bewegung seit zehn Tagen, die Rechnungsabweichung, die Normänderung. Jede Zeile mit Quelle. Fristen fallen nicht auf, wenn sie fällig sind, sondern wenn sie kommen.
07:45 – 12:00
Vormittag.
08:10
Frage
Die Neue, erster Tag: „Wie mache ich hier ein Angebot?“
Sie fragt nicht den Kollegen, sie fragt das System: Arbeitsanweisung aus dem Handbuch, aktuelle Vorlage, drei Beispiele aus dem letzten Quartal. Niemand wird gestört. Die Neue braucht keine drei Monate. Sie fragt, und es antwortet.
08:30
Frage
In der Halle, am Handy: „Wie war die Einstellung beim letzten Mal?“
Der Monteur findet den Servicebericht von vor 14 Monaten – mit den Fotos, die ein Kollege damals gemacht hat. Der Kollege ist seit März nicht mehr da.
09:00
Aufgabe
„Angebot für Kunde Lang – wie bei Berger, nur 30 % größer.“
Der Assistent holt das Berger-Angebot, die Nachkalkulation dazu (die war teurer als geplant) und die aktuelle Preisliste. Entwurf in der Firmenvorlage, 20 Minuten später. Zwei Positionen korrigiert, abgeschickt. Ein Angebot ist kein halber Tag mehr, sondern eine Korrektur.
09:40
Aufgabe
Ein Kunde schickt 40 Fragen. Lieferantenfragebogen.
Zertifikate, Datenschutzrichtlinie, Versicherungen, Notfallplan – alles liegt irgendwo. 34 Fragen beantwortet aus den eigenen Dokumenten, mit Beleg. Sechs markiert als „nicht belegbar“. Die beantwortet ein Mensch.
10:00
Wissen
Teambesprechung. Niemand schreibt mit.
Aufnahme transkribiert, daraus ein Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben. Liegt um 10:52 im Speicher. Wer im Dezember fragt, warum das so entschieden wurde, bekommt die Stelle im Gespräch. Was besprochen wurde, ist dokumentiert.
11:30
Aufgabe
„Alle Kündigungsfristen aus unseren Lieferverträgen. Als Tabelle.“
27 Verträge, 27 Zeilen: Partner, Laufzeit, Frist, nächster Termin, Fundstelle im PDF. Zwei laufen in sechs Wochen ab. Das wusste vorher niemand. 27 Verträge sind nicht 27 PDFs, sondern eine Tabelle.
13:00 – 17:00
Nachmittag.
13:00
Wissen
Nach dem Kundentermin, im Auto: zwei Minuten Diktat.
„Kunde will im Herbst erweitern, Budget etwa 40.000, Ansprechpartner wechselt im Oktober.“ Transkribiert, dem Kunden zugeordnet, für den Vertrieb sichtbar.
13:30
Frage
Reklamation. „Hatten wir das schon mal?“
Dreimal. Zweimal das gleiche Bauteil, einmal die Montage. Die Lösung von 2022 steht im Servicebericht, mit Foto. Der Kunde bekommt heute eine Antwort statt „wir melden uns“. Keine Reklamation gerät in Vergessenheit.
14:00
Frage
„Warum haben wir 2021 gegen die größere Maschine entschieden?“
Ein Protokoll, eine Kalkulation, eine Mail vom damaligen Geschäftsführer. Drei Gründe. Zwei gelten noch, einer nicht mehr. Jetzt kann man neu entscheiden – statt von vorn. Entscheidungen von damals sind nicht weg. Man kennt die Gründe.
16:30
Agent
Der Datenschutz-Agent meldet: 212 Dokumente sind löschreif.
Bewerbungen von vor sieben Monaten, Angebote ohne Auftrag von 2015. Frist abgelaufen, Liste erstellt, Freigabe durch einen Menschen. Löschen kann man nur, was man findet. Datenschutz ist kein Ordner mit Absichten mehr. Löschfristen werden eingehalten.
17:00 – 23:00
Feierabend.
17:00
Agent
Heute wurden 31 Fragen gestellt. Vier blieben ohne Antwort.
Nicht, weil das System versagt hat – weil es dazu kein Dokument gibt. Vier Wissenslücken, benannt. Die Chefin entscheidet, wer sie bis Freitag schließt. So wächst ein Handbuch, das jemand liest. Wissenslücken sind bekannt.
17:30
Wissen
Der Meister geht nach Hause. Sein Tag bleibt da.
Alles, was er heute gesagt und bestätigt hat, ist für alle abrufbar. Auch in drei Jahren. Morgen um 04:00 geht es weiter, mit Daten in Deutschland. Wissen geht nicht mehr um 17 Uhr nach Hause. Was Tage dauerte, dauert Minuten.
Sie haben Alternativen.
Vier Fragen, die vor der Entscheidung wichtiger sind als der Preis pro Nutzer.
Kommt es an das Wissen, das bei uns wirklich liegt?
Alte Projektordner liegen selten in der Cloud, und nicht jedes Postfach ist Outlook oder Gmail.
ChatGPT Business
Cloud-Ablagen von Microsoft und Google, Postfächer bei Outlook und Gmail. Netzlaufwerk und andere Postfächer nicht vorgesehen.
Microsoft 365 Copilot
Alles in Microsoft 365. Netzlaufwerk nur über eine Anbindung, die ein Administrator einrichtet. Postfächer nur mit Exchange Online.
Langdock
Cloud-Ablagen von Microsoft und Google, Outlook und Gmail. Netzlaufwerk und andere Postfächer nicht vorgesehen.
KnowledgePilot
Ordner vom Laufwerk per Upload, jedes gängige Postfach (IMAP), OneDrive und Google Drive.
Wer steht hinter dem Anbieter?
US-Konzerne müssen US-Behörden Daten herausgeben – auch wenn der Server in Europa steht (CLOUD Act).
ChatGPT Business
OpenAI, US-Konzern. Datenhaltung in der EU für Business noch im Aufbau.
Microsoft 365 Copilot
Microsoft, US-Konzern. Verarbeitung in der EU.
Langdock
Unternehmen aus Berlin, betrieben auf Microsoft Azure.
KnowledgePilot
Companionware AG, Gera. Alle Dienstleister mit Sitz in Deutschland und der EU, kein US-Konzern.
Was müssen wir dafür zusätzlich kaufen oder umstellen?
ChatGPT Business
Eine Business-Lizenz pro Nutzer.
Microsoft 365 Copilot
Eine Microsoft-365-Lizenz als Voraussetzung, dazu die Copilot-Lizenz pro Nutzer.
Langdock
Eine Langdock-Lizenz pro Nutzer. Automatisierungen über das Monatskontingent hinaus kosten extra.
KnowledgePilot
Nur das KnowledgePilot-Abo. Sie brauchen keine Microsoft- oder Google-Lizenz, und bestehende Systeme müssen nicht umgestellt werden.
Wer hilft uns beim Start?
Ohne Einführung bleibt jedes Werkzeug ein Versuch von zwei Kollegen.
ChatGPT Business
Selbstbedienung. Persönliche Betreuung gibt es erst für große Kunden.
Microsoft 365 Copilot
Einrichtung durch Administrator oder IT-Partner. Microsofts eigene Einführungshilfe ab 150 Lizenzen.
Langdock
Persönliches Einführungsteam im Enterprise-Tarif.
KnowledgePilot
Erstgespräch und Kickoff-Call bei jedem Plan, auf Wunsch der Geführte Start zum Festpreis.
Worin sich alle vier gleichen
Antworten mit Quellenangabe, kein Training mit Ihren Daten, Assistenten, die nach Zeitplan arbeiten. Das ist heute Standard – verzichten Sie bei keinem Anbieter darauf.
Warum ich KnowledgePilot gebaut habe
Es begann aus Frust. Als Softwareentwickler habe ich früh mit KI gearbeitet und immer dieselben Probleme erlebt: veraltetes Wissen, erfundene Funktionen, keine Quellen. Also habe ich ein eigenes System gebaut – wir nutzen es selbst, inzwischen seit über einem Jahr.
Seit 1992 setze ich IT-Projekte in fremden Unternehmen um, vom kleinen Betrieb bis zum Konzern. Ein Muster wiederholt sich überall: Das entscheidende Wissen ist da. Es ist nur nicht dort, wo man es sucht.
Es steckt in Postfächern, auf Laufwerken und in den Köpfen von drei Leuten, die lange dabei sind. Deshalb verlangt KnowledgePilot nicht, dass Sie Ihre Ablage erst umbauen. Es arbeitet mit dem, was da ist.
Datenschutz ist keine nachträglich angeschraubte Funktion. Wer einmal erlebt hat, wie ein Vorfall ein Unternehmen beschäftigt, baut ein KI-System anders: Verarbeitung in Deutschland, nachvollziehbare Quellen, klare Zugriffsrechte – von Anfang an.
„Die Qualität der Daten entscheidet über den Erfolg – nicht die Größe des Modells.“
Kundenstimmen
Ganzen Erfahrungsbericht lesen →Als Steuerkanzlei haben wir mit KnowledgePilot eine Lösung gefunden, die unseren Arbeitsalltag spürbar verändert hat.
Was früher eine halbe Tagesrecherche in den Akten war, erledigen wir heute in wenigen Minuten – mit zuverlässigen Antworten statt Halluzinationen, die wir dank Quellenangabe jederzeit nachvollziehen können.
Dipl.-Ing. oec. Jacqueline Daute
Steuerberaterin · RSG GmbH & Co. KG, Gera
So starten Sie
Kein IT-Projekt, kein Risiko. Vier Schritte, jeder mit klarem Ergebnis.
01
Ausgangslage klären
Wo liegt Ihr Wissen, wo geht es verloren? Eine ehrliche Einschätzung, was möglich ist.
02
Selbst testen
Mit Ihren eigenen Dokumenten, ohne Installation, ohne Kreditkarte. In Minuten startklar.
03
Ergebnisse besprechen
Was hat funktioniert, was fehlt noch? Sie entscheiden in Ruhe, ob und wie es weitergeht.
04
Produktiv starten
Anbindungen einrichten, Assistenten konfigurieren, Team schulen – und danach weiter begleiten.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten.
Für Berufsgeheimnisträger – Kanzleien, Praxen, Steuerberatung, Pflege – ist das keine Komfortfrage, sondern Voraussetzung. Warum, steht im Blog →
Punkt
Zusage
Anbieter
Daten in Deutschland, KI-Verarbeitung in der EU – ausschließlich Anbieter mit Sitz in Deutschland und der EU, kein US-Konzern
Berufsgeheimnis
Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB für uns und alle Unterauftragnehmer, Bestandteil jedes Vertrags
AV-Vertrag
nach Art. 28 DSGVO, bei jedem Plan, mit Liste der Unterauftragnehmer
Training
Ihre Dokumente und Fragen trainieren kein Modell – weder bei uns noch bei Dritten
Trennung
technisch isolierter Datenraum je Kunde, verschlüsselt übertragen
Löschen
gelöscht heißt gelöscht: Dokument, Suchindex und Verlauf sofort, Sicherungen sofort
Mitarbeiter
keine Auswertung einzelner Personen; Muster-Betriebsvereinbarung auf Wunsch
Nachweis
Quelle und Protokoll zu jeder Antwort; AV-Vertrag, TOM und DSFA-Vorlage stellen wir bereit
Erfahren Sie, was KnowledgePilot für Sie tun kann.
In 30 Minuten klären wir, ob KnowledgePilot zu Ihrem Betrieb passt – und was die Einführung für Sie konkret bedeutet.
Ergebnis des Gesprächs
Eignung
ob KnowledgePilot Ihren Fall trägt
Vorgehen
wie die Einführung Schritt für Schritt abläuft
Aufwand
wer bei Ihnen was tun muss – und wie viel Zeit das kostet
Ausgangslage klären · 30 Min
MEZ · Zoom oder Telefon
Oktober 2026
Mo
Di
Mi
Do
Fr
Sa
So
Keine Termine: 3.10. Tag der Deutschen Einheit · 31.10. Reformationstag