Häufig gestellte Fragen

Verwendung Ihrer Daten

Ihre Projektdaten — Dokumente, Indexeinträge, Konversationen mit allen Referenzen und Vorschlägen sowie der daraus generierte Knowledge Graph — werden ausschließlich für Ihr Projekt verwendet.

KnowledgePilot nutzt Ihre Unternehmensdaten nicht zum Training von Sprachmodellen. Das gilt ohne Einschränkung und erfordert kein manuelles Opt-out — anders als bei einigen US-amerikanischen Plattformen, bei denen Sie aktiv widersprechen müssen, damit Ihre Daten nicht ins Training einfließen.

Löschung

Beim Löschen eines Projekts werden alle zugehörigen Daten vollständig entfernt: Dokumente, Indexeinträge, Konversationen, Assistenten-Konfigurationen und der Knowledge Graph.

Hosting in Deutschland

Alle Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Die eingesetzten Sprachmodelle laufen über europäische Rechenzentren — ohne Datenübertragung in die USA oder andere Drittstaaten.

Warum das für deutsche KMU wichtig ist

Für deutsche KMU, die besonderen Wert auf Datensouveränität legen, ist das ein wesentlicher Unterschied zu US-amerikanischen Plattformen wie ChatGPT oder Claude: Dort unterliegen Daten dem US-amerikanischen Rechtsrahmen, auch wenn europäische Serverstandorte angeboten werden. US-Behörden können unter dem CLOUD Act auf Daten zugreifen, die von US-Unternehmen verarbeitet werden — unabhängig vom Serverstandort.

Bei KnowledgePilot verbleiben Ihre Daten vollständig im europäischen Rechtsraum. Das erleichtert die Einhaltung der DSGVO und gibt Ihnen die Kontrolle darüber, wo Ihre Unternehmensdaten verarbeitet werden.

Was ist KI-Wissensmanagement?

Unternehmenswissen steckt in Dokumenten, E-Mails, Protokollen, Wikis und Fachanwendungen — verteilt über Abteilungen, Laufwerke und Systeme. Klassisches Wissensmanagement versucht, diese Bestände zu katalogisieren und auffindbar zu machen. In der Praxis scheitert das häufig an Aufwand und Pflege: Wikis veralten, Ordnerstrukturen wuchern, und das Wissen langjähriger Mitarbeiter bleibt in deren Köpfen.

KI-Wissensmanagement geht einen anderen Weg. Statt Ihre Mitarbeiter zu zwingen, Wissen manuell zu strukturieren, analysiert KnowledgePilot die vorhandenen Dokumente automatisch und macht sie intelligent durchsuchbar — über einen Chat, in dem Sie Fragen in natürlicher Sprache stellen.

Die Bausteine

KnowledgePilot verbindet mehrere Komponenten zu einem durchgängigen System:

• Sammlungen erfassen und indexieren Ihre Dokumente — aus lokalen Uploads, Cloud-Speichern, Kollaborationsplattformen oder Fachanwendungen. Über 100 Formate werden unterstützt, und ganze Ordnerstrukturen lassen sich per Massenupload in einem Schritt einlesen.
• Chats sind der dialogbasierte Zugang zu Ihrem Wissen. Sie stellen eine Frage, und KnowledgePilot durchsucht die relevanten Sammlungen, findet die passenden Textstellen, sortiert sie nach Relevanz und formuliert eine fundierte Antwort — mit Quellenangaben, die Sie direkt zum Originaldokument führen.
• Assistenten sind vorkonfigurierte Fragestellungen für wiederkehrende Aufgaben: Zusammenfassungen, Checklisten, Vergleiche oder regulatorische Prüfungen — abrufbar mit einem Klick.
• Projekte verbinden Sammlungen und Chats zu gemeinsamen Arbeitsbereichen. Teams arbeiten auf derselben Wissensbasis, sehen dieselben Verläufe und können dort weitermachen, wo Kollegen aufgehört haben.
• Der Knowledge Graph extrahiert automatisch Begriffe, Personen, Vorschriften, Prozesse und deren Beziehungen aus Ihren Dokumenten. So erkennt KnowledgePilot nicht nur, was in einzelnen Textstellen steht, sondern versteht Zusammenhänge über Dokumente hinweg.

Warum KI-Wissensmanagement für KMU?

Wissensmanagement war bisher vor allem ein Thema für Großunternehmen mit eigenen Abteilungen und hohen Budgets. KI verändert das grundlegend: Die Analyse, Indexierung und Vernetzung von Dokumenten geschieht automatisch. Mitarbeiter müssen kein Wiki pflegen und keine Taxonomien lernen — sie stellen einfach eine Frage.

Für deutsche KMU ist das besonders relevant, weil hier operative Wissensverluste schneller spürbar werden: Wenn ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht oft jahrelang aufgebautes Prozess- und Regelwissen verloren. KnowledgePilot bewahrt dieses Wissen — nicht nur die Dokumente selbst, sondern auch die Fragen, die gestellt wurden, die Zusammenhänge, die gefunden wurden, und die Schlussfolgerungen, die daraus entstanden sind.

Was KnowledgePilot von generischen KI-Plattformen unterscheidet

Plattformen wie ChatGPT oder Claude bieten Projektfunktionen mit Datei-Uploads und Konversationen. Sie behandeln Dokumente aber als passiven Speicher innerhalb eines begrenzten Kontextfensters. KnowledgePilot ist von Grund auf als Wissensmanagement-System konzipiert:

• Vollständige Persistenz: Alle Dokumente, Indexeinträge und Chats bleiben dauerhaft und ungekürzt erhalten — ohne Kontextfenster, das ältere Informationen verdrängt.
• Strukturierte Wissensvernetzung: Der Knowledge Graph bildet Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Dokumenten ab, statt sie nur als isolierte Textblöcke zu durchsuchen.
• Nachvollziehbare Antworten: Jede Antwort enthält präzise Quellenangaben — Dokument, Seite, Textpassage. Die KI-Verarbeitung ist gezielt darauf optimiert, Halluzinationen zu minimieren.
• Flexible Wissensorganisation: Frei kombinierbare Sammlungen statt fester Datei-Container. Mitarbeiter stellen eigene Wissensbestände zusammen und reichern sie mit Unternehmens- und öffentlichen Quellen an.
• Granulare Zugriffskontrolle: Rechte auf Unternehmens-, Team- und Nutzerebene — nicht nur einfache Admin/Mitglieder-Rollen.
• Datensouveränität: Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gehostet, DSGVO-konform und ohne Zugriff durch Dritte.

Der Zugriff über den Chat

Der Zugriff funktioniert über einen Chat: Sie stellen eine Frage, und das System durchsucht die hochgeladenen Dokumente der verwendeten Sammlungen sowie angebundene Datenquellen. Es findet die Textstellen, die am besten zu Ihrer Frage passen, sortiert sie nach Relevanz und formuliert daraus eine fundierte Antwort.

Diese Antwort enthält Verweise auf die verwendeten Textstellen und Dokumente — so können Sie jederzeit nachvollziehen, wie die Antwort entstanden ist, oder gezielt weiter recherchieren.

Wachsende Wissensbasis

Alle Chats werden mit sämtlichen Details dauerhaft gespeichert. So entsteht über die Zeit eine zusätzliche, wachsende Wissensbasis aus den Fragen und Antworten Ihres Teams. Jeden Chat können Sie später jederzeit wieder öffnen und den Dialog dort fortsetzen, wo Sie aufgehört haben.

Das bedeutet: KnowledgePilot bewahrt nicht nur die Dokumente selbst, sondern auch das Wissen, das Ihre Mitarbeiter im Umgang mit diesen Dokumenten erarbeiten — die Fragen, die gestellt wurden, die Zusammenhänge, die gefunden wurden, und die Schlussfolgerungen, die daraus entstanden sind.

Über 100 Dokumentformate

• Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint
• PDF: einschließlich gescannter Dokumente
• E-Mails: .eml, .msg, Outlook-Archive
• Cloud-Dokumente: Google Docs, Sheets und Slides
• Kollaborationsplattformen: Confluence-Seiten und Anhänge, Notion-Seiten und Datenbanken
• Weitere: Markdown-Dateien, HTML-Seiten und viele weitere Formate

Integrationen und Datenquellen

KnowledgePilot kann Daten aus einer Vielzahl von Quellen indexieren:

• Cloud-Speicher: SharePoint, OneDrive, Google Drive, Dropbox
• Kollaboration: Confluence, Notion, Jira, Slack
• Entwicklung: GitHub, GitBook
• Objektspeicher: S3-kompatible Speicher (Hetzner, MinIO, AWS S3)
• Web: Intranets und Webseiten per Web-Crawling

Die Anbindung erfolgt über standardisierte MCP-Schnittstellen, sodass sich auch Spezialsoftware integrieren lässt, die von generischen KI-Plattformen nicht abgedeckt wird. Alle verfügbaren Integrationen finden Sie auf unserer Preisseite unter „Optionale Add-ons".

Massenupload

Ganze Ordnerstrukturen lassen sich per Massenupload in einem Schritt einlesen. Das ist besonders bei der initialen Einrichtung oder bei der Übernahme bestehender Dokumentenbestände ein erheblicher Zeitvorteil gegenüber Plattformen, die nur einzelne Datei-Uploads unterstützen.

Was leistet ein Projekt?

Die Verwaltung umfangreicher Datenbestände und zahlreicher Nutzer wird damit wesentlich vereinfacht. Die Eigenschaften von Chats und Sammlungen bleiben im Projekt selbstverständlich erhalten: vollständige Persistenz, Indexierung und Referenzierbarkeit.

Ein Projekt ist mehr als eine Gruppierung: Es macht alle enthaltenen Sammlungen und Chats füreinander sichtbar. Wenn Sie in einem Chat eine Frage stellen, kann KnowledgePilot auf alle Sammlungen im Projekt zugreifen und Zusammenhänge herstellen, die über einzelne Dokumente oder Konversationen hinausgehen.

Zugriffskontrolle und Rechtesystem

Ein flexibles Rechtesystem steuert Zugriffe auf Unternehmens- und Nutzerebene — für einzelne Mitarbeiter, Teams oder das gesamte Unternehmen. Projektbesitzer steuern, wer Zugang erhält, und können die Sichtbarkeit jederzeit anpassen. Was innerhalb eines geteilten Projekts besprochen wird, bleibt dort — und fließt nicht in andere Projekte oder persönliche Konversationen ein.

Das unterscheidet KnowledgePilot von Plattformen wie ChatGPT Business, die nur einfache Admin- und Mitglieder-Rollen bieten. In KnowledgePilot lässt sich granular festlegen, wer auf welche Sammlungen, Projekte und Chats zugreifen darf.

Typische Team-Szenarien

• Beratungsteam: Alle Berater arbeiten im selben Mandantenprojekt, sehen die bisherigen Analysen und bauen darauf auf.
• Compliance-Abteilung: Vorschriften und Prüfberichte sind zentral verfügbar; jedes Teammitglied kann Fragen stellen, die auf dem gesamten Wissensstand basieren.
• Projektteam: Protokolle, Spezifikationen und Entscheidungen sind für alle einsehbar — KnowledgePilot kennt den vollständigen Projektverlauf.

Regulatorik & Compliance

Laden Sie relevante Vorschriften, interne Richtlinien und Prozessdokumentationen in eine Sammlung. KnowledgePilot erkennt über den Knowledge Graph die Zusammenhänge und unterstützt Sie bei Fragen wie: Welche Anforderungen gelten für einen bestimmten Geschäftsbereich? Was hat sich seit der letzten Prüfung geändert? Welche Prozesse sind von einer neuen Vorschrift betroffen?

Projekt- & Wissensmanagement

Bündeln Sie alle Unterlagen zu einem laufenden Projekt — Protokolle, Spezifikationen, Korrespondenz — und arbeiten Sie mit KnowledgePilot als kontextbewusstem Assistenten, der Ihren gesamten Projektverlauf kennt. Da alle Chats vollständig gespeichert werden, geht auch bei langen Projekten kein Kontext verloren.

Kunden- & Mandantenarbeit

Erstellen Sie für jeden Kunden oder Mandanten ein eigenes Projekt. So bleibt der Kontext sauber getrennt, und KnowledgePilot kann mandantenspezifisch beraten, ohne Informationen zu vermischen. Bei Beratungsunternehmen oder Kanzleien ist das besonders relevant: Jeder Mandant hat seinen eigenen, isolierten Wissensraum.

Onboarding & Schulung

Stellen Sie Schulungsunterlagen, Handbücher und SOPs in einer Sammlung zusammen. Neue Teammitglieder können KnowledgePilot als interaktiven Wissensassistenten nutzen, der Fragen anhand der tatsächlichen Unternehmensdokumentation beantwortet — statt auf generisches Trainingswissen zurückzugreifen.