Häufig gestellte Fragen

Ihr Unternehmenswissen, dialogbasiert nutzbar

Unternehmenswissen steckt in Dokumenten, E-Mails, Protokollen und Fachanwendungen — verteilt über Laufwerke, Postfächer und Abteilungen. KnowledgePilot führt diese Bestände zusammen, analysiert sie automatisch und macht sie über einen Chat zugänglich: Sie stellen eine Frage in natürlicher Sprache, KnowledgePilot durchsucht die relevanten Inhalte, findet die passenden Textstellen, sortiert sie nach Relevanz und formuliert eine fundierte Antwort.

Jede Antwort enthält Quellenangaben, die Sie direkt zum Originaldokument führen — so bleibt jederzeit nachvollziehbar, woher eine Information stammt.

Alle Chats werden dauerhaft gespeichert, mit allen Informationen, bis Sie den Chat bewusst löschen.

Die Bausteine

• Sammlungen erfassen und indexieren Ihre Dokumente — aus lokalen Uploads, Cloud-Speichern oder E-Mail-Postfächern.
• Chats sind der dialogbasierte Zugang zu Ihrem Wissen, vollständig gespeichert und jederzeit fortsetzbar.
• Assistenten sind vorkonfigurierte Fragestellungen und Expertenrollen für wiederkehrende Aufgaben — abrufbar mit einem Klick.
• Projekte verbinden Sammlungen und Chats zu gemeinsamen Arbeitsbereichen für Teams.

Was KnowledgePilot von generischen KI-Plattformen unterscheidet

Anders als ChatGPT oder Claude ist KnowledgePilot von Grund auf als Wissensmanagement-System konzipiert: vollständige Persistenz aller Inhalte ohne verdrängendes Kontextfenster, nachvollziehbare Antworten mit präzisen Quellen, granulare Zugriffskontrolle und Datenverarbeitung ausschließlich im europäischen Rechtsraum.

Ihr eigener, abgeschotteter Wissensraum

Ein Tenant (Mandant) ist Ihr Unternehmenskonto bei KnowledgePilot. Sämtliche Inhalte — Dokumente, Sammlungen, Chats, Assistenten und Nutzer — gehören zu genau einem Tenant und sind vollständig von den Daten anderer Kunden getrennt.

Diese Mandantentrennung ist nicht nur eine organisatorische Konvention, sondern auf jeder Ebene technisch durchgesetzt: Keine Suche, keine Liste und keine Abfrage kann Daten aus einem fremden Tenant zurückgeben.

Anmeldung über den Tenant-Code

Jeder Tenant hat einen eindeutigen Tenant-Code, mit dem sich Ihre Mitarbeiter zusammen mit ihrem persönlichen Login anmelden. Aus Datenschutzgründen erscheinen in diesem Code und in den Systemprotokollen keine Klarnamen oder Firmennamen.

Mitarbeiter mit eigenem Zugang

Nutzer sind die Personen, die in Ihrem Unternehmen mit KnowledgePilot arbeiten. Jeder Nutzer meldet sich mit einem persönlichen Login (E-Mail und Passwort, abgesichert per Einmalcode) innerhalb Ihres Tenants an und hat seine eigenen Chats, Sammlungen und Assistenten.

Rollen und Verwaltung

In jedem Tenant gibt es mindestens einen Administrator, der Nutzer anlegt, bearbeitet, sperrt oder entfernt. Über das Rechtesystem legt der Administrator fest, welche Inhalte ein Nutzer sehen und bearbeiten darf — von rein privaten Beständen bis zu unternehmensweit freigegebenen Sammlungen. Dieser Administrator ist einer Ihrer Mitarbieter.

Keine feste Obergrenze

Sie können beliebig viele Nutzer einrichten. Ein Administrator legt neue Nutzer jederzeit selbst über die Nutzerverwaltung an — vom Einzelplatz bis zum gesamten Unternehmen.

Faire, anteilige Abrechnung

Die Abrechnung erfolgt pro Nutzer und Monat zum Preis Ihres gewählten Tarifs. Dabei wird tagesgenau anteilig gerechnet: Legen Sie einen Nutzer mitten im Monat an oder entfernen ihn wieder, zahlen Sie nur für die Tage, an denen er tatsächlich vorhanden war. So passt sich KnowledgePilot flexibel an wachsende oder schwankende Teamgrößen an, ohne dass Sie Pakete im Voraus buchen müssen.

Lokaler Upload — in jedem Tarif

In jedem Tarif laden Sie Dateien direkt von Ihren Laufwerken hoch. Einzelne Dateien oder ganze Ordnerstrukturen lassen sich per Massenupload in einem Schritt einlesen — ideal bei der Ersteinrichtung oder der Übernahme bestehender Dokumentenbestände.

Cloud-Speicher anbinden — im Enterprise-Tarif

Im Enterprise-Tarif verbinden Sie KnowledgePilot direkt mit Ihren Cloud-Speichern:

• Microsoft OneDrive / SharePoint
• Google Drive (über die Google-Workspace-Anbindung)

Eine angebundene Sammlung wird regelmäßig synchronisiert: Neue und geänderte Dokumente werden automatisch übernommen und neu indexiert, sodass Ihr Wissensbestand ohne manuelles Nachladen aktuell bleibt.

So gehen Sie vor

Sie legen eine neue Sammlung an, wählen die gewünschte Quelle (lokaler Upload oder Cloud-Speicher), hinterlegen bei Cloud-Quellen die Zugangsdaten und den freizugebenden Ordner — den Rest erledigt KnowledgePilot.

Unterstützte Formate

• Dokumente: PDF, Word (.docx, .doc), PowerPoint (.pptx, .ppt), EPUB
• Tabellen: Excel (.xlsx, .xls), CSV, TSV — die Spaltenüberschriften bleiben für den Kontext erhalten
• Bilder und Scans: JPG, PNG, TIFF (auch mehrseitige Fax-Scans)
• Video: MP4 (ablegbar und abspielbar, jedoch nicht durchsuchbar)

Automatische Texterkennung (OCR)

Gescannte PDFs ohne Textebene sowie Bilder werden automatisch per OCR verarbeitet — lokal und DSGVO-konform. So wird zum Beispiel auch das Foto eines Lieferscheins, ein eingescannter Vertrag oder eine abfotografierte Notiz durchsuchbar. Die Drehung von Smartphone-Fotos wird dabei automatisch korrigiert.

Jedes Format wird intelligent aufbereitet

KnowledgePilot zerlegt jedes Dokument in sinnvolle Abschnitte, reichert sie mit Kontext an und macht sie sowohl für die semantische als auch für die schlagwortbasierte Suche auffindbar.

E-Mail-Postfächer als Wissensquelle

E-Mails enthalten oft entscheidendes Wissen — Absprachen, Entscheidungen, Anhänge. KnowledgePilot bindet Postfächer als Sammlung ein und macht ihren Inhalt durchsuchbar:

• IMAP (ab Team-Tarif): kompatibel mit nahezu jedem Anbieter — etwa GMX, web.de, IONOS, Strato, mailbox.org, Posteo, Fastmail und vielen weiteren
• Microsoft Exchange / Microsoft 365 (Enterprise-Tarif)
• Gmail (Enterprise-Tarif, über die Google-Workspace-Anbindung)

Konversationen statt Einzelmails

Zusammengehörige Nachrichten werden automatisch zu Konversationen (Threads) gruppiert, und auch Anhänge werden mit erfasst. Sie können Funktionspostfächer für das ganze Team freigeben oder persönliche Postfächer privat anbinden.

Granulare Zugriffskontrolle auf drei Ebenen

KnowledgePilot bietet mehr als ein einfaches Admin/Mitglieder-Modell. Sie steuern genau, wer was sieht:

• Privat: Inhalte bleiben beim jeweiligen Nutzer (und für den Administrator einsehbar).
• Team / Projekt: In einem geteilten Projekt greifen alle Mitglieder auf dieselben Sammlungen, Chats und Verläufe zu. Was dort besprochen wird, bleibt dort und fließt nicht in andere Projekte.
• Unternehmensweit: Freigegebene Sammlungen und Assistenten stehen allen Mitarbeitern Ihres Tenants zur Verfügung.

Klar getrennte Sicht- und Bearbeitungsrechte

Projektbesitzer und Administratoren steuern, wer Zugang erhält, und können die Sichtbarkeit jederzeit anpassen. So lässt sich präzise festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen — und wer sie bearbeiten — darf.

Spezialisierte Modelle für jede Aufgabe

Hinter einer Antwort arbeiten mehrere, jeweils auf ihre Aufgabe optimierte Modelle zusammen:

• Antwortgenerierung: ein großes Sprachmodell, das aus den gefundenen Textstellen eine präzise, belegte Antwort formuliert.
• Semantische Suche (Embeddings): findet inhaltlich passende Textstellen, auch wenn andere Worte verwendet werden.
• Relevanzbewertung (Reranking): sortiert die Treffer nach inhaltlicher Passung — mit besonderem Augenmerk auf die deutsche Sprache und Komposita.
• Texterkennung (OCR): macht Scans und Bilder durchsuchbar.

Offene Modelle, in der EU betrieben

Zum Einsatz kommen leistungsstarke offene Modelle, die ausschließlich in Rechenzentren europäischer Provider betrieben werden.

Assistenten — Expertise auf Knopfdruck

Assistenten sind vorkonfigurierte Fragestellungen und Rollen für wiederkehrende Aufgaben: Zusammenfassungen, Checklisten, Vergleiche oder fachliche Prüfungen. Statt jede Anfrage neu zu formulieren, wählen Sie den passenden Assistenten und erhalten sofort eine auf den Zweck zugeschnittene Antwort.

Eine mitgelieferte Assistenten-Bibliothek deckt gängige Aufgaben sofort ab. Eigene Assistenten erstellen Sie ab dem Team-Tarif.

Vorschläge — die nächste Frage gleich mitgedacht

Nach jeder Antwort schlägt KnowledgePilot sinnvolle Anschlussfragen vor. So vertiefen Sie ein Thema Schritt für Schritt, entdecken Zusammenhänge, an die Sie nicht gedacht hätten, und kommen schneller zum Ergebnis — ohne erst die richtige Formulierung suchen zu müssen.

Sammlungen — Ihre Wissensquellen bündeln

Eine Sammlung fasst zusammengehörige Dokumente oder eine angebundene Datenquelle zusammen. Sie entscheiden, welche Inhalte zu einem Thema gehören, und kombinieren in einem Chat genau die Sammlungen, die für Ihre Frage relevant sind.

Projekte — Arbeitsbereiche für Teams

Ein Projekt verbindet Sammlungen und Chats zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich und stellt Zusammenhänge über alle enthaltenen Inhalte her. Ideal für Mandanten, Abteilungen oder laufende Vorhaben — mit eigenem Rechtekreis und gemeinsamem Verlauf.

Assistenten — auf Ihre Abläufe zugeschnitten

Ab dem Team-Tarif erstellen Sie eigene Assistenten mit Ihren Formulierungen, Prüflisten und Schwerpunkten. So bilden Sie wiederkehrende Aufgaben einmal ab und rufen sie beliebig oft mit einem Klick auf — ganz ohne technisches Vorwissen.

In jedem Tarif kostenlos enthalten

Sie können sofort und eigenständig loslegen. Bei jedem Tarif sind ohne Aufpreis enthalten:

• Kickoff-Call (45 Minuten)
• Schritt-für-Schritt-Leitfaden für den Beginn
• Telefon-Support in den ersten 7 Tagen
• danach der Helpdesk mit Ticketing-System

Dazu kommen die Hilfe-Sammlung und Einführungsvideos direkt in der Anwendung.

Der Geführte Start — wenn Sie es bequem mögen

Der Geführte Start ist ein optionales Bündel für alle, die den Einstieg vollständig aus einer Hand wünschen: Strukturierungsberatung für Ihre Wissensbasis, zwei Online-Schulungen, ein begleiteter Erst-Upload mit Qualitätskontrolle und 30 Tage Telefon-Support — alles zum Festpreis ohne Stundenzettel. Sie können ihn buchen, müssen es aber nicht.

Support in jedem Tarif gleich

Der Support unterscheidet sich nicht nach Tarif — jeder Kunde erhält denselben Umfang:

• Kickoff-Call (45 Min.) zum Start
• Telefon-Support in den ersten 7 Tagen
• danach das integrierte Ticket-System (Helpdesk) direkt in der Anwendung

Hilfe direkt in der Anwendung

Innerhalb von KnowledgePilot stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung:

• eine Hilfe-Sammlung mit Anleitungen zu allen Funktionen
• Einführungsvideos für den schnellen Einstieg
• das Ticket-System, über das Sie Anfragen stellen und den Bearbeitungsstand verfolgen

Mehr Begleitung bei Bedarf

Wer eine intensivere Begleitung wünscht, bucht optional den Geführten Start dazu.

Verarbeitung in Deutschland und der EU

Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Die eingesetzten KI-Modelle laufen in europäischen Rechenzentren — über unseren Auftragsverarbeiter Nebius (Rechenzentrum in Finnland), mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Eine Übermittlung in die USA oder andere Drittstaaten findet nicht statt.

Warum das für deutsche KMU wichtig ist

Anders als bei US-amerikanischen Plattformen wie ChatGPT oder Claude verbleiben Ihre Daten vollständig im europäischen Rechtsraum. US-Behörden können unter dem CLOUD Act auf Daten zugreifen, die von US-Unternehmen verarbeitet werden — unabhängig vom Serverstandort. Bei KnowledgePilot behalten Sie die Kontrolle darüber, wo Ihre Unternehmensdaten verarbeitet werden.

Keine Nutzung zum Training, vollständige Löschung

KnowledgePilot nutzt Ihre Inhalte nicht zum Training von Sprachmodellen — ohne Einschränkung und ohne notwendiges Opt-out. Beim Löschen eines Projekts werden alle zugehörigen Daten vollständig entfernt: Dokumente, Indexeinträge, Konversationen und Assistenten-Konfigurationen.

Die kurze Antwort

Für den privaten Gebrauch ist die Frage unkritisch. Im Unternehmenseinsatz gilt: Die kostenlose Version und ChatGPT Plus sind für die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht geeignet.

Woran es konkret scheitert

Kein Auftragsverarbeitungsvertrag. Ohne AVV nach Art. 28 DSGVO fehlt die formale Grundlage, um personenbezogene Daten durch einen Dienstleister verarbeiten zu lassen. In den Consumer-Tarifen wird keiner geschlossen.

Drittlandtransfer. Die Verarbeitung findet bei einem US-Unternehmen statt. Seit dem Schrems-II-Urteil ist die Rechtsgrundlage für solche Transfers dauerhaft umstritten; das EU-US Data Privacy Framework steht unter Beobachtung.

US CLOUD Act. US-Behörden können von amerikanischen Unternehmen die Herausgabe von Daten verlangen — auch dann, wenn die Server in Europa stehen.

Training mit Ihren Eingaben. In den Consumer-Tarifen ist die Nutzung von Eingaben zur Modellverbesserung standardmäßig aktiv. Ein Opt-out ist möglich, muss aber aktiv gesetzt und überwacht werden.

Was das für Berufsgeheimnisträger bedeutet

Für Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Apotheker und Pflegeeinrichtungen liegt die Schwelle niedriger als bei der DSGVO: Bereits das Offenbaren eines fremden Geheimnisses gegenüber einem Dritten kann nach § 203 StGB strafbar sein. Das Hochladen eines Mandantenschriftsatzes oder Arztbriefs in ein US-Tool ist deshalb keine Ermessensfrage.

Und die Business-Tarife?

ChatGPT Team, Enterprise und die API sind deutlich besser aufgestellt: kein Training mit Kundendaten, AVV verfügbar, teilweise Datenresidenz in der EU. Die Zugehörigkeit zu einem US-Konzern und damit die CLOUD-Act-Frage bleibt jedoch bestehen.

Wie KnowledgePilot das löst

KI-Modell, Vektordatenbank und Dokumentenspeicher laufen ausschließlich in Deutschland und der EU, mit AVV nach Art. 28 DSGVO. Es gibt keinen US-Mutterkonzern und kein Training mit Ihren Inhalten. Damit entfällt der Drittlandtransfer als Problem — nicht, weil er vertraglich abgesichert wäre, sondern weil er nicht stattfindet.

Die Lizenzkosten

KnowledgePilot kostet je nach Plan 12 Euro (Basis), 18 Euro (Team) oder 24 Euro (Enterprise) monatlich pro Nutzer, jeweils zzgl. MwSt. Die Zahl der Abfragen ist in keinem Plan begrenzt — es gibt keine Token-Abrechnung und keine Überraschungen am Monatsende.

Für ein Team von 20 Mitarbeitern bedeutet das rund 240 bis 480 Euro monatlich. Kickoff-Call, Einstiegsleitfaden und Telefon-Support in den ersten sieben Tagen sind in jedem Plan enthalten.

Der optionale Einstieg

Wer den Start begleitet haben möchte, bucht den Geführten Start für 2.690 Euro einmalig: Strukturierungsberatung für die Wissensbasis, zwei Online-Schulungen, begleiteter Erst-Upload mit Qualitätskontrolle und 30 Tage Telefon-Support. Notwendig ist das nicht — KnowledgePilot funktioniert ab dem ersten Tag.

Der Posten, den die meisten unterschätzen

Die Lizenz ist selten der teuerste Teil eines KI-Projekts. Es ist die Vorbereitung der Dokumente: veraltete Dateien aussortieren, Widersprüche auflösen, Versionen klären, implizites Wissen aufschreiben. Diese Arbeit lässt sich nicht kaufen und nicht automatisieren — sie entscheidet aber stärker über die Antwortqualität als jedes Sprachmodell.

Wer hier vorher investiert, spart hinterher. Wer es überspringt, bezahlt Lizenzen für ein System, dem die Mitarbeiter nach drei Monaten nicht mehr vertrauen.

Was der Vergleich mit dem Status quo ergibt

Rechnen Sie gegen, was die Alternative kostet: die Zeit, die Mitarbeiter mit Suchen verbringen, die Rückfragen an Kollegen, die Einarbeitung neuer Leute, und das Wissen, das mit ausscheidenden Mitarbeitern verschwindet. Diese Kosten stehen in keiner Rechnung — sie fallen trotzdem an.

Warum die meisten Einführungen scheitern

Nicht an der Technik. Studien zu gescheiterten KI-Projekten kommen übereinstimmend auf Quoten zwischen 80 und 95 Prozent — fast immer, weil kein konkretes Problem definiert war, die Datenbasis nicht vorbereitet wurde oder niemand die Verantwortung trug.

Der typische Fehlstart lautet: „Wir wollen KI einsetzen." Der erfolgreiche lautet: „Unsere Mitarbeiter sollen aufhören, dreimal täglich Kollegen nach Richtlinien zu fragen."

Schritt 1: Anwendungsfall festlegen

Ein Problem, das messbar ist. Zum Beispiel: Antworten auf interne Fachfragen, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Zugriff auf Projektwissen aus abgeschlossenen Aufträgen. Nicht drei Anwendungsfälle gleichzeitig.

Schritt 2: Bestandsaufnahme — auch der inoffiziellen KI

Welche KI-Tools sind schon im Einsatz? Meist mehr als der Geschäftsführung bewusst ist: private ChatGPT-Accounts, KI-Funktionen in der Buchhaltung, Browser-Erweiterungen. Diese Inventur brauchen Sie ohnehin, denn der EU AI Act verlangt sie seit Februar 2025.

Schritt 3: Dokumente vorbereiten

Der unbeliebteste und wichtigste Schritt. Welche Dokumente sind aktuell? Welche widersprechen sich? Welche Version gilt? Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Bestand — eine Abteilung, ein Themengebiet — statt mit dem gesamten Netzlaufwerk.

Schritt 4: Klein starten, mit echten Nutzern

Fünf bis zehn Mitarbeiter, die täglich damit arbeiten, sagen Ihnen nach zwei Wochen mehr als jede Evaluationsmatrix. Wichtig ist, dass es echte Arbeit ist, kein Testszenario.

Schritt 5: Verantwortlichkeit klären

KI-Systeme brauchen Pflege: neue Dokumente aufnehmen, veraltete entfernen, Rückmeldungen einsammeln. Ohne benannte Person verwaist das System nach wenigen Monaten — unabhängig davon, wie gut es startet.

Schritt 6: Mitarbeiter mitnehmen

Nicht „KI ist toll", sondern: Wofür ist das Werkzeug gedacht, wo sind seine Grenzen, was gehört nicht hinein. Der EU AI Act verlangt ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ohnehin — dokumentieren Sie die Schulung mit Datum, Teilnehmern und Inhalt.

Was Sie sich sparen können

Ein monatelanges Auswahlverfahren, eine Anforderungsliste mit 200 Punkten, ein Lenkungsausschuss. Für ein System, das mit Ihren eigenen Dokumenten arbeitet, ist der Praxistest aussagekräftiger als jede Vorabbewertung.

Das Grundprinzip in einem Satz

Statt die KI aus dem Gedächtnis antworten zu lassen, wird ihr zuerst nachgeschlagen — und dann darf sie formulieren.

Was beim Fragen tatsächlich passiert

1. Suchen (Retrieval). Ihre Frage wird nicht direkt an das Sprachmodell geschickt, sondern zuerst gegen Ihren Dokumentenbestand gesucht. Die Suche arbeitet dabei nicht über Stichwörter, sondern über Bedeutung: Eine Frage nach „Homeoffice-Regelung" findet auch einen Abschnitt, der von „mobilem Arbeiten" spricht.

2. Anreichern (Augmented). Die gefundenen Textstellen werden der Frage beigelegt — zusammen mit der Anweisung, ausschließlich auf dieser Grundlage zu antworten.

3. Formulieren (Generation). Erst jetzt kommt das Sprachmodell ins Spiel. Es liest die Fundstellen und formuliert daraus eine Antwort in zusammenhängenden Sätzen, mit Verweis auf die verwendeten Dokumente.

Warum das für Unternehmen der entscheidende Unterschied ist

Nachprüfbarkeit. Jede Antwort verweist auf die Dokumente, aus denen sie stammt. Sie können nachschlagen, statt zu vertrauen.

Aktualität ohne Training. Ein neues Dokument ist nach dem Einlesen sofort verfügbar. Es muss kein Modell nachtrainiert werden — das wäre teuer, langsam und für die meisten Unternehmen ohnehin nicht praktikabel.

Zugriffsrechte bleiben wirksam. Weil bei jeder Frage neu gesucht wird, lässt sich steuern, in welchen Dokumenten überhaupt gesucht werden darf. Bei einem trainierten Modell ist das Wissen untrennbar in den Modellgewichten verteilt — dort gibt es keine Rechteverwaltung mehr.

Deutlich weniger Halluzinationen. Die KI erfindet vor allem dann, wenn sie nichts weiß. Bekommt sie die Fundstellen vorgelegt, entfällt der Anlass. Ganz verschwindet das Risiko nicht — deshalb sind die Quellenangaben so wichtig.

Was RAG nicht leistet

RAG repariert keine schlechte Dokumentenbasis. Sind Ihre Unterlagen widersprüchlich oder veraltet, liefert das System widersprüchliche und veraltete Antworten — nur schneller und mit mehr Selbstbewusstsein als vorher. Die Qualität der Dokumente entscheidet stärker über das Ergebnis als die Wahl des Sprachmodells.

RAG bei KnowledgePilot

KnowledgePilot ist ein RAG-System für den Mittelstand: Sie binden Ihre bestehenden Ablagen ein, die Inhalte werden automatisch erschlossen, und ab dann fragen Sie in normaler Sprache. Suche, Vektordatenbank und Sprachmodell laufen dabei ausschließlich auf Servern in Deutschland und der EU.