Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Cloud-Anwendung KnowledgePilot (Software as a Service)

§ 1 Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für sämtliche Verträge zwischen der Companionware AG (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden über die Bereitstellung und Nutzung der cloudbasierten Softwareanwendung „KnowledgePilot" als Software as a Service (SaaS).

1.2 Der Anbieter richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Der Kunde versichert mit Vertragsschluss, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen.

1.3 Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung. Abweichende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

1.4 Im Falle von Widersprüchen zwischen diesen AGB und individuell in Textform getroffenen Vereinbarungen (z. B. Angebote, Leistungsbeschreibungen) gehen die individuellen Vereinbarungen vor.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

2.1 Der Anbieter stellt dem Kunden die Software „KnowledgePilot" – ein KI-gestütztes System zur Wissensorganisation und Dokumentenanalyse – über das Internet als SaaS zur Nutzung bereit. Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem gewählten Tarif und der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums, sofern nicht im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) etwas anderes geregelt ist.

2.2 Der Kunde erhält Zugang über internetfähige Endgeräte mittels eines gängigen Webbrowsers. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt nach dem Stand der Technik (derzeit TLS 1.2 oder höher). Der Kunde erhält nach Vertragsschluss Zugangsdaten für ein Administratorkonto und ist für die Verwaltung weiterer Nutzerkonten selbst verantwortlich.

2.3 Verfügbarkeit, Wartungsfenster, Reaktionszeiten und Service Credits regelt das separat vereinbarte Service Level Agreement (SLA).

2.4 Nicht Gegenstand dieses Vertrages sind, sofern nicht individuell vereinbart: die Bereitstellung von Hardware oder Internetanbindung beim Kunden, individuelle Anpassungen der Software, Schulungen sowie die inhaltliche Prüfung der vom Kunden eingestellten Dokumente.

2.5 Die Software nutzt künstliche Intelligenz zur Analyse und Aufbereitung von Dokumenten. Die Ergebnisse dienen ausschließlich der Unterstützung des Kunden und ersetzen keine fachkundige Prüfung. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder rechtliche Verwertbarkeit der KI-generierten Ergebnisse.

§ 3 Leistungserbringung

3.1 Der Anbieter erbringt die Leistungen mit der gebotenen Sorgfalt und nach dem Stand der Technik. Er ist berechtigt, die Art und Weise der Leistungserbringung nach eigenem Ermessen zu bestimmen, soweit die geschuldete Leistung dadurch nicht beeinträchtigt wird.

3.2 Der Anbieter ist berechtigt, Subunternehmer und technische Dienstleister einzusetzen (insbesondere für Hosting, Infrastruktur und KI-Dienste). Der Anbieter bleibt gegenüber dem Kunden für die ordnungsgemäße Leistungserbringung verantwortlich.

3.3 Der Anbieter ist von der Leistungspflicht befreit, soweit und solange die Leistungserbringung durch Umstände verhindert wird, die außerhalb seines Einflussbereichs liegen (höhere Gewalt), insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, behördliche Anordnungen, Ausfall von Telekommunikationsnetzen oder Cyberangriffe. Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich. Dauert die Behinderung länger als 30 Tage, ist jede Partei berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende zu kündigen. Bereits gezahlte Vergütung wird anteilig erstattet.

§ 4 Nutzungsrechte

4.1 Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software bestimmungsgemäß über das Internet zu nutzen.

4.2 Die Nutzung ist auf die im Tarif enthaltene Anzahl von Nutzerkonten beschränkt. Jedes Nutzerkonto darf nur von einer natürlichen Person genutzt werden. Die Weitergabe von Zugangsdaten ist untersagt. Eine Nutzung durch verbundene Unternehmen (§ 15 AktG) bedarf der vorherigen Zustimmung des Anbieters in Textform und kann gesondert bepreist werden.

4.3 Dem Kunden ist es untersagt:

• die Software zurückzuentwickeln, zu dekompilieren oder zu disassemblieren, soweit nicht gesetzlich zwingend gestattet (§§ 69d, 69e UrhG),
• die Software Dritten zugänglich zu machen, zu vermieten oder anderweitig zur Nutzung zu überlassen,
• Sicherheitsmechanismen oder Zugangsbeschränkungen zu umgehen,
• die Software für rechtswidrige Zwecke zu nutzen oder Inhalte zu verarbeiten, die gegen geltendes Recht verstoßen oder Rechte Dritter verletzen,
• Schadsoftware hochzuladen,
• automatisierte Massenabfragen, Scraping oder Data Mining durchzuführen, soweit nicht im Tarif vorgesehen,
• die Infrastruktur des Anbieters übermäßig zu belasten.

4.4 Alle Rechte an der Software, einschließlich Urheber- und Markenrechte, verbleiben beim Anbieter bzw. dessen Lizenzgebern.

Nutzungsvolumen und bestimmungsgemäße Nutzung

4.5 Tarife mit nutzungsunbeschränkten Leistungsmerkmalen (z. B. „unbegrenzte KI-Anfragen") berechtigen zur interaktiven Nutzung durch die im Tarif vorgesehene Anzahl natürlicher Personen im eigenen Geschäftsbetrieb. Nicht umfasst sind insbesondere:

• automatisierte oder skriptgesteuerte Anfragen (Bots, RPA-Tools, API-Anbindungen), soweit nicht im Tarif vorgesehen,
• Nutzung als Infrastrukturkomponente für eigene Produkte (Embedding), soweit nicht vereinbart.

4.6 Der Anbieter ist berechtigt, aggregierte Nutzungskennzahlen automatisiert zu erfassen, um die Einhaltung dieser Bestimmungen sicherzustellen. Eine inhaltliche Auswertung findet nicht statt.

4.7 Ein Nutzungsvolumen, das das Zehnfache des durchschnittlichen monatlichen Verbrauchs aller Kunden desselben Tarifs übersteigt, begründet die widerlegbare Vermutung einer nicht bestimmungsgemäßen Nutzung. Bis zum Vorliegen aussagekräftiger Vergleichswerte (mindestens 20 aktive Kunden im Tarif) gilt ein Richtwert von 5.000 KI-Anfragen pro Nutzerkonto und Monat.

4.8 Bei Verdacht auf nicht bestimmungsgemäße Nutzung gilt folgendes abgestuftes Verfahren:

(a) Der Anbieter informiert den Kunden in Textform und gewährt 14 Tage zur Stellungnahme.

(b) Bestätigt sich eine nicht bestimmungsgemäße Nutzung, unterbreitet der Anbieter ein Anpassungsangebot (Frist: 14 Tage).

(c) Kommt keine Einigung zustande, kann der Anbieter die betroffenen Leistungsmerkmale auf ein angemessenes Maß beschränken.

(d) Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen bleibt das Recht zur außerordentlichen Kündigung nach § 8.3 unberührt.

4.9 Der Anbieter stellt dem Kunden im Kundenportal eine Übersicht über sein aktuelles Nutzungsvolumen bereit.

§ 5 Pflichten des Kunden

5.1 Der Kunde ist insbesondere verpflichtet:

• die für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen vollständig, korrekt und rechtzeitig bereitzustellen,
• Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor unbefugtem Zugriff zu schützen,
• bei Verdacht auf Kompromittierung von Zugangsdaten den Anbieter unverzüglich zu informieren,
• aktuelle Kontaktdaten zu hinterlegen und Änderungen mitzuteilen,
• Störungen und Sicherheitsvorfälle unverzüglich zu melden,
• einen Ansprechpartner zu benennen.

Für Verzögerungen durch verspätete oder unvollständige Mitwirkung des Kunden ist der Anbieter nicht verantwortlich.

5.2 Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die technischen Voraussetzungen auf seiner Seite erfüllt sind (aktueller Webbrowser, stabile Internetverbindung). Der Anbieter kann die Systemvoraussetzungen mit angemessener Frist anpassen.

5.3 Der Kunde ist allein verantwortlich für alle Inhalte, die er in die Software hochlädt oder verarbeitet. Der Anbieter führt keine inhaltliche Prüfung durch.

5.4 Der Kunde ist für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen verantwortlich, soweit er personenbezogene Daten in der Software verarbeitet. Die Einzelheiten regelt der separat abzuschließende Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenschutzerklärung des Anbieters ist unter https://knowledgepilot.ai/datenschutz abrufbar.

5.5 Der Kunde ist für die Sicherung seiner Daten selbst verantwortlich. Der Anbieter geht davon aus, dass der Kunde die Originale der hochgeladenen Dokumente besitzt und sichert. KnowledgePilot ist kein Dokumentenarchiv.

Sperrung und Folgen bei Verstößen

5.6 Bei Verstößen gegen diese AGB oder bei begründetem Verdacht auf Missbrauch ist der Anbieter berechtigt:

• den Zugang ganz oder teilweise zu sperren,
• rechtswidrige Inhalte zu entfernen,
• den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

Der Anbieter informiert den Kunden über die Sperrung und deren Grund, soweit dem keine rechtlichen oder sicherheitsrelevanten Gründe entgegenstehen. Bei Gefahr im Verzug kann die Sperrung ohne Vorankündigung erfolgen. Eine Sperrung entbindet den Kunden nicht von seiner Zahlungspflicht.

§ 6 Vergütung und Zahlungsbedingungen

6.1 Die Vergütung richtet sich nach dem gewählten Tarif gemäß der aktuellen Preisliste unter https://knowledgepilot.ai/preise. Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

6.2 Die Abrechnung erfolgt in monatlichen Abrechnungszeiträumen. Die Vergütung ist jeweils zu Beginn eines Abrechnungszeitraums im Voraus fällig. Der Kunde kann aus den bereitgestellten Zahlungsmethoden wählen und ist verpflichtet, für deren Gültigkeit und Deckung zu sorgen.

6.3 Der Anbieter ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zum Ende eines Abrechnungszeitraums anzupassen. Bei Preiserhöhungen von mehr als 5 % steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zu; die Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Ankündigung in Textform erklärt werden und wird zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preiserhöhung wirksam. Preisanpassungen gelten nicht für bereits bezahlte Abrechnungszeiträume.

6.4 Schlägt eine Zahlung aus Gründen fehl, die der Kunde zu vertreten hat, trägt der Kunde die dadurch entstehenden Gebühren. Der Anbieter setzt eine angemessene Nachfrist; bei Nichterfüllung kann der Zugang bis zum vollständigen Zahlungseingang gesperrt werden.

6.5 Die Aufrechnung mit Gegenansprüchen des Kunden ist nur zulässig, soweit diese rechtskräftig festgestellt oder unbestritten sind. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nur bei Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis.

§ 7 Gewährleistung und Haftung

7.1 Der Anbieter gewährleistet, dass die Leistungen im Wesentlichen der Leistungsbeschreibung entsprechen. Unwesentliche Abweichungen begründen keine Gewährleistungsansprüche. Die Gewährleistung erstreckt sich nicht auf Mängel durch unsachgemäße Nutzung, Eingriffe des Kunden oder höhere Gewalt.

7.2 Der Kunde hat Mängel unverzüglich in Textform anzuzeigen. Unterlässt der Kunde die unverzügliche Anzeige eines erkennbaren Mangels, verliert er seine Gewährleistungsrechte hinsichtlich dieses Mangels, es sei denn, der Anbieter hat den Mangel arglistig verschwiegen. Der Anbieter beseitigt angezeigte Mängel innerhalb angemessener Frist. Die Wahl zwischen Nachbesserung und Bereitstellung einer fehlerbereinigten Version steht dem Anbieter zu. Schlägt die Nachbesserung nach zwei Versuchen fehl, kann der Kunde vom Vertrag zurücktreten oder die Vergütung mindern. Ein Rücktrittsrecht besteht nicht bei unerheblichen Mängeln.

7.3 Bei fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für mittelbare Schäden, Folgeschäden und entgangenen Gewinn. Die Haftungsbegrenzung beträgt maximal die vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlte Vergütung, mindestens jedoch 1.000 Euro.

Eine Haftung besteht insbesondere nicht für Schäden durch:

• mangelhafte oder unterlassene Datensicherung durch den Kunden,
• Handlungen Dritter außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters,
• höhere Gewalt,
• unsachgemäße oder vertragswidrige Nutzung.

7.4 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Erfüllungsgehilfen und Mitarbeiter des Anbieters.

7.5 Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund von Verstößen des Kunden gegen diese AGB, geltendes Recht oder Rechte Dritter geltend gemacht werden, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung.

7.6 Gewährleistungsansprüche verjähren in zwölf Monaten ab Bereitstellung. Schadensersatzansprüche nach Absatz 7.3 verjähren in zwölf Monaten ab Kenntnis, spätestens in drei Jahren ab dem Ereignis. Gesetzliche Verjährungsfristen für Ansprüche bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit bleiben unberührt.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

8.1 Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Kündigungsfrist beträgt bei monatlicher Abrechnung 14 Tage zum Monatsende, bei jährlicher Abrechnung 30 Tage zum Ende des Vertragsjahres. Ohne Kündigung verlängert sich der Vertrag automatisch um den jeweiligen Abrechnungszeitraum.

8.2 Bei Preiserhöhungen von mehr als 5 % steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht gemäß § 6.3 zu.

8.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor bei Zahlungsverzug trotz Mahnung, wiederholten oder schwerwiegenden Vertragsverstößen oder Insolvenzantrag des Kunden. Ein wichtiger Grund liegt für den Kunden insbesondere vor bei dauerhafter Nichterbringung der Leistungen trotz Nachfrist oder Insolvenzantrag des Anbieters.

8.4 Kündigungen bedürfen der Textform. Eine Kündigung per E-Mail an office@knowledgepilot.ai ist ausreichend.

Folgen der Beendigung

8.5 Mit Wirksamwerden der Kündigung endet der Zugang. Der Kunde kann seine Daten bis 30 Tage nach Vertragsende über die Exportfunktion herunterladen. Nach Ablauf dieser Frist werden alle Kundendaten vollständig und unwiederbringlich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Der Anbieter bestätigt die Löschung auf Verlangen in Textform.

8.6 Bereits gezahlte Vergütungen für den laufenden Abrechnungszeitraum werden bei ordentlicher Kündigung nicht erstattet. Bei außerordentlicher Kündigung durch den Kunden aus vom Anbieter zu vertretendem Grund erfolgt eine anteilige Erstattung.

8.7 Neukunden können innerhalb von 10 Tagen nach Erstbestellung eine vollständige Erstattung verlangen, ohne Angabe von Gründen (Geld-zurück-Garantie). Nach Ablauf gilt Absatz 8.6.

§ 9 Referenznennung

Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden als Referenzkunden zu nennen und das Logo des Kunden für Marketingzwecke zu verwenden, sofern der Kunde dem nicht innerhalb von vier Wochen nach Vertragsabschluss in Textform widerspricht.

§ 10 Änderungen der AGB und Leistungen

10.1 Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern ein sachlich gerechtfertigter Grund vorliegt (insbesondere Änderungen der Rechtslage, technische Entwicklungen, regulatorische Anforderungen). Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Sie gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang widerspricht. Der Anbieter weist in der Mitteilung gesondert auf diese Genehmigungsfiktion hin. Bei Widerspruch wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgeführt; der Anbieter kann in diesem Fall ordentlich mit 30 Tagen zum Ende des Abrechnungszeitraums kündigen. Änderungen der Hauptleistungspflichten und des Entgelts sind von diesem Änderungsrecht ausgenommen; Preisanpassungen richten sich nach § 6.3.

10.2 Der Anbieter entwickelt die Software kontinuierlich weiter. Der Kunde hat keinen Anspruch auf Beibehaltung eines bestimmten Funktionsumfangs, solange die Kernfunktionalität erhalten bleibt. Über wesentliche Änderungen wird der Kunde vorab informiert. Führt eine Änderung zu einer erheblichen Beeinträchtigung, steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht mit 14 Tagen Frist zu.

§ 11 Schlussbestimmungen

11.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

11.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Gera, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat. Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen.

11.3 Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters in Textform übertragen. Der Anbieter ist berechtigt, Rechte und Pflichten auf verbundene Unternehmen (§ 15 AktG) zu übertragen.

11.4 Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

11.5 Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur für Vertragszwecke zu verwenden. Jede Partei wird die Vertraulichkeitsverpflichtung allen Mitarbeitern und beauftragten Dritten auferlegen, die Zugang zu vertraulichen Informationen haben. Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind, der empfangenden Partei bereits bekannt waren, von Dritten rechtmäßig erlangt wurden, unabhängig entwickelt wurden oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften offengelegt werden müssen; in letzterem Fall wird die zur Offenlegung verpflichtete Partei die andere Partei – soweit rechtlich zulässig – vorab informieren.