Viele Kanzleien möchten KI-Assistenten auf ihre DATEV-Daten zugreifen lassen. Wie hat sich der Umsatz eines Mandanten entwickelt? Welche Aufträge sind noch offen? Solche Fragen in Sekunden beantwortet zu bekommen, spart jeden Tag Zeit.
Gleichzeitig unterliegen Mandantendaten dem Berufsgeheimnis nach § 203 StGB. Wer KI an DATEV anbindet, muss genau wissen, wohin die Daten fließen und wer sie sehen kann.
Für KnowledgePilot haben wir deshalb Custos gebaut, einen DATEV-Anschluss, der in Ihrer Kanzlei läuft und nicht auf den Servern eines weiteren Anbieters. Der Name kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „Wächter“. Dieser Beitrag erklärt, warum dieser Weg sicher ist.
Das Problem: Ihre Daten machen einen Umweg
KI-Assistenten greifen über eine standardisierte Schnittstelle auf Programme zu, das Model Context Protocol (MCP). Für DATEV gibt es dafür bereits Angebote. Die meisten laufen in der Cloud des Anbieters: Ihre Abfrage geht zum Anbieter, von dort zu Ihrem DATEV-Server und auf demselben Weg zurück.
Damit laufen Mandantendaten über die Server eines weiteren Unternehmens. Sie müssen diesen Dienstleister vertraglich einbinden, seine Sicherheit bewerten und ihm vertrauen. Jede zusätzliche Station ist eine Stelle mehr, an der etwas schiefgehen kann.
Unser Ansatz: Custos läuft bei Ihnen
Custos ist ein eigener MCP-Server auf einem Linux-Rechner in Ihrer Kanzlei, direkt neben Ihrem DATEV-Server. Er übersetzt die Fragen aus KnowledgePilot in Abfragen an DATEVconnect, die Schnittstelle Ihres DATEV-Systems. Eine zusätzliche Cloud-Plattform braucht er nicht.
Custos erkennt selbst, welche DATEV-Module und Lizenzen Ihre Kanzlei nutzt, und bindet genau diese ein. Er liest strukturierte Daten wie Buchungen, Salden und Stammdaten, so wie man eine Warenwirtschaft abfragt.
Läuft auf Wunsch auch KnowledgePilot selbst auf einem eigenen Rechner in Ihrer Kanzlei, ist der gesamte Vorgang lokal. Dann verlässt keine Mandanteninformation Ihr Kanzleinetz.
Es gelten Ihre DATEV-Rechte – und nur diese
Custos meldet sich bei DATEV nicht mit einem Sammelkonto an, das alles sehen darf. Er meldet sich als die Person an, die gerade fragt. Technisch geschieht das per Kerberos-Delegation, einem in Windows-Netzen bewährten Verfahren. Ein Kennwort wird dabei nicht weitergegeben.
Für Sie heißt das: Eine Mitarbeiterin sieht über KnowledgePilot genau das, was sie auch in DATEV sieht. Ist die Lohnakte eines Mandanten in DATEV für sie gesperrt, bleibt sie es auch in der KI.
Custos führt bewusst keine eigene Rechteverwaltung. Sie pflegen Rechte weiterhin an einer Stelle, in DATEV.
Keine offene Tür in Ihr Netz
Custos öffnet keinen Port in Ihrer Firewall. Er baut die Verbindung selbst von innen nach außen auf, so wie Ihr Browser beim Laden einer Webseite. Von außen kann niemand eine Verbindung in Ihr Netz aufbauen.
Damit KnowledgePilot Custos trotzdem erreicht, gibt es eine Vermittlungsstelle, das Relay. Der Weg sieht so aus:
- Custos in Ihrer Kanzlei baut die verschlüsselte Verbindung nach außen auf.
- Das Relay reicht nur verschlüsselte Daten weiter. Es kennt weder Ihre Rechte noch die Inhalte und speichert nichts.
- KnowledgePilot stellt über diese Verbindung seine Fragen und erhält die Antworten.
Die Verschlüsselung ist an das Zertifikat von Custos gebunden, damit sich kein fremder Rechner als Custos ausgeben kann.
Läuft KnowledgePilot ebenfalls in Ihrer Kanzlei, bleibt auch dieser Weg im Haus.
Nachvollziehbar und abgesichert
Jede Abfrage wird protokolliert. Die Einträge sind wie Kettenglieder miteinander verbunden: Wird nachträglich ein Eintrag gelöscht oder verändert, fällt das auf. Kennwörter und andere Geheimnisse landen nicht im Protokoll.
Bevor KnowledgePilot etwas in DATEV schreibt, muss sich die Person noch einmal ausdrücklich anmelden. Ein Assistent kann also nicht unbemerkt Daten verändern.
Für Ihre IT in einem Satz: Custos arbeitet in drei getrennten Prozessen, das Protokoll ist eine Hash-Kette, und KnowledgePilot meldet sich per OAuth mit DPoP und Client-Zertifikat an, sodass ein abgefangenes Zugangstoken allein nicht genügt.
Was Sie damit im Alltag tun können
Custos stellt KnowledgePilot Werkzeuge für Rechnungswesen, Stammdaten, Dokumentenablage, Auftragswesen und Lohn bereit. Ihr Team fragt in normaler Sprache, zum Beispiel:
- „Wie hat sich der Umsatz der Müller GmbH gegenüber dem Vorjahr entwickelt?“
- „Wer ist bei diesem Mandanten Ansprechpartner, und wie lautet die Anschrift?“
- „Welche Dokumente liegen zu diesem Mandanten im DMS?“
- „Welche Aufträge sind für diesen Mandanten noch offen?“
- „Wie viele Beschäftigte rechnen wir für diesen Mandanten ab?“
Die Antwort kommt direkt aus Ihren DATEV-Daten, mit den Rechten der Person, die fragt.
Warum die Wahl des Anbieters für Berufsgeheimnisträger eine Rechtsfrage ist, lesen Sie in unserem Beitrag Mandanten-, Patienten- und Kundendaten gehören nicht in eine US-Cloud.
Stand und nächster Schritt
Custos befindet sich derzeit in der Testphase. Wir suchen Pilotkanzleien. Sie möchten wissen, ob Custos zu Ihrer Kanzlei passt und welche DATEV-Module sich anbinden lassen? Dann sprechen Sie uns an: Pilotkanzlei werden.